Casa de Asigurări de Sănătate (CAS) Maramureș introduce eRegistratura, sistemul electronic care organizează circuitul documentelor și evidența termenelor de soluționare. Astfel, totul de la înregistrare până la răspuns, se află într-un singur dosar digital.
Oficialii instituției au explicat cum funcționează concret noul sistem. Mai exact, fiecare document primește un număr de înregistrare și un cod QR unic. Adresa principală, anexele, documentele de lucru, avizele și răspunsul sunt reunite în același dosar. Aplicația păstrează versiunile fișierelor și istoricul operațiunilor, astfel încât traseul administrativ poate fi verificat ulterior. Dacă documentul conține o adresă de e-mail validă, expeditorul primește automat o confirmare după atașarea primului fișier. Mesajul cuprinde numărul de înregistrare, obiectul documentului și termenul introdus în sistem, informații necesare pentru identificarea corespondenței.
„Prin eRegistratura, instituția își modernizează modul de lucru și își organizează mai bine activitatea administrativă. Fiecare document este urmărit în siguranță, de la înregistrare până la soluționare. Digitalizarea registraturii înseamnă respect pentru timpul oamenilor, folosirea responsabilă a banului public și dreptul fiecăruia de a primi un răspuns corect, în termen”, a declarat Adrian Mădăras, director general al CAS Maramureș.
Concret, eRegistratura repartizează documentele către compartimentele și persoanele responsabile; arată stadiul fiecărui dosar și ordonează sarcinile după termen și prioritate; transmite notificări pentru lucrările repartizate, termenele apropiate și documentele întârziate; permite conducerii să urmărească documentele fără răspuns și blocajele apărute pe circuit.
Aplicația recunoaște textul din documentele scanate, caută inclusiv în conținutul fișierelor și semnalează posibile înregistrări duble. Accesul este stabilit în funcție de rolul fiecărui utilizator. Vizualizările, descărcările, repartizările, modificările de stare și semnările sunt consemnate într-un jurnal de audit protejat.
„Instrumentele de inteligență artificială pot propune clasificări, rezumate sau proiecte de răspuns. Aceste rezultate rămân ciorne și sunt verificate de personalul responsabil. Documentele care conțin date medicale sensibile sunt excluse de la generarea asistată. Sistemul va fi actualizat în funcție de nevoile instituției, modificările procedurale și experiența personalului. Pentru a primi confirmarea automată, includeți o adresă de e-mail validă în documentele transmise către CAS Maramureș”, au mai punctat oficialii instituției.
